Amikor az időnk beosztásán gondolkozunk, mindent szépen megtervezünk, mit, mikor csinálunk, mennyi időt vesz majd igénybe, ekkorra végzünk, lesz időnk pihenni, a családdal, a párunkkal foglalkozni, esetleg szórakozni. Aztán jön egy villanás, és ott állunk „elhavazva”, nyakunkon egy csomó teendővel, befejezetlen feladatokkal, késünk és kapkodunk, és ha megkérdeznék, valahogy nem tudnánk elszámolni pontosan az időnkkel. Egyszerűen csak eltűnt. Kifolyt a kezünk közül, mintha nem is lett volna.
Időgazdálkodás egy paradicsommal
A pomodoro-technika (olaszul paradicsomot jelent) arról az automata konyhai időmérőről kapta a nevét, ami egy paradicsomra hasonlít, valószínűleg láttunk már ilyet. A technika lényege pedig a koncentrációra fordított idő és az azt megszakító szünetekben van. Vegyünk elő egy stoppert, az is megfelel, ami a telefonunkon van. Állítsuk be 20–25 percre. Ez alatt az idő alatt pedig koncentráljunk az elvégzendő feladatunkra vagy a tanulásra, de tényleg semmi másra. Ha letelt a kijelölt 20–25 perc, tartsunk 5–10 perc pihenőt, amikor sétálunk, nyújtózunk egyet, meghallgatunk egy dalt, csetelünk, bármit csinálhatunk, amihez csak kedvünk van, de a szünet leteltével ismét vissza kell ülnünk, és újabb 20–25 percig csak és kizárólag a feladatra koncentrálunk.
A szakemberek szerint ugyanis ez a 20–25 perc az optimális idő, ameddig bárki képes a feladatra és csak a feladatra koncentrálni. Ez alatt az is megtörténhet, hogy annyira belemerülünk, hogy nem tudunk felállni a 25 perc leteltével sem.
Fotó: iStock.com/DragonImages
A „Getting Things Done” technikája
A GTD, vagyis Getting Things Done módszer az előzőnél kissé összetettebb technika. Ennél listákat kell vezetnünk az elvégzendő feladatainkról. Ennek ugyanis az az alapelképzelése, hogy akkor vagyunk a leghatékonyabbak, ha minden energiánkat, figyelmünket egy dologra koncentráljuk akkor, amikor eljön az ideje. Előbb írjuk össze, hogy mi mindent kell elvégeznünk, majd rangsoroljuk, hogy melyiket kell hamarabb, melyiket érünk rá később megcsinálni, így nem terheljük az agyunkat feleslegesen az előttünk álló feladatok megjegyzésével.
A Getting Things Done technika egyik alapja tehát az, hogy számon tartjuk a teendőinket, és mindent akkor csinálunk, amikor belefér az időnkbe. Miután kiürítettük a fejünket, vagyis leírtuk a feladatainkat, tisztázzuk, hogy melyikkel mi a következő lépés. Amit gyorsan meg tudunk csinálni, mondjuk két perc alatt, azt csináljuk is meg, ne halogassuk. A többi közül azokat a feladatokat, amiket más is el tud végezni, adjuk ki, ne halmozzuk magunknak feleslegesen. A maradékot pedig akkor kezdjük elvégezni, amikor a legaktuálisabb. Amivel végeztünk, azt húzzuk ki a listáról, esetleg írjunk egy tiszta lapra egy újabb listát a még hátralévő feladatokról, és így tovább. Használjunk naptárt, ami könnyebb rálátást enged a határidőkre.
Fotó: iStock.com/YakobchukOlena
A 80/20-as szabály titka
A Pareto-elv, vagy más néven a 80/20-as szabály kimondja, hogy számos jelenség esetén a következmények 80 százaléka az okok mindössze 20 százalékára vezethető vissza. Eredetileg Vilfredo Pareto olasz közgazdász alkotta meg 1906-ban azt a matematikai képletet, amellyel az egyenlőtlen vagyoneloszlást (a javak egyenlőtlen eloszlását) írta le megfigyelései alapján. Pareto azt állította, hogy a megtermelt javak 80 százaléka a társadalom 20 százalékához kerül a társadalomra jellemző vagyonelosztás során. Dr. Joseph Juran (1930 és 1940 között) hasonló megállapításra jutott a minőségügy területén. Juran megfogalmazásában a (bekövetkező) problémák 80 százalékát a hibák (az elkövetett hibák) 20 százaléka okozza – olvasható a wikipédián.
A 80/20-as szabály a közgazdaságtan és a menedzsmenttudomány területén széles körben megfigyelt és tudatosan alkalmazott elv. Egy piaci környezetben működő vállalat bevételének 80 százalékát általában a vevők 20 százaléka „termeli meg”. De mondhatjuk azt is, hogy a tevékenységeinknek 20 százaléka hozza a jövedelmünk 80 százalékát. Vagy hogy a hirdetések 20 százaléka hozza az üzletek 80 százalékát. Ezen elv ismerete pedig segítheti a döntéshozatalainkat is.
