A legtöbben úgy készítik a teendőlistát, hogy vesznek egy adott időkeretet és teleírják a teendőkkel. A hatékonyság szakértői szerint viszont először pont fordítva kellene eljárnunk. Vagyis lemérni, hogy egy-egy teendő mennyi ideig is tart valójában, illetve hogy mivel mennyi idő megy el, ami nincs rajta a listán. A méréshez különböző technikai alkalmazások segítségét is kérhetjük, amelyek dokumentálják, mit, hol, mennyi ideig csináltunk, de az is jó, ha egy tollal leírjuk egy papírra az adott dolog kezdetét és végét. Csak emlékezzünk rá, hogy ez a teendő, és legyünk következetesek.
unsplash.com/Kyle Glenn
Az eltűnt idő nyomában
Egy hétig dokumentáljuk, hogy mire mennyi időt szántunk. Amikor a hét elteltével ránézünk a listára, rögtön látni fogjuk, hogy hol vannak benne aránytalanságok. Mi az, amire sokkal több időt szántunk a kelleténél, és mi az, amivel sokkal kevesebbet töltöttünk, mint amennyit szerettünk volna? Melyek voltak azok a tevékenységek, amelyek sok időt emésztettek fel, de ez az idő sehol nem térült meg?
Az egyik időmenedzsment-szoftver fejlesztője például, miután fél évig követte a szokásait, azt vette észre, hogy munkaidejének negyedét utazással tölti. Így próbálkozni kezdett, hátha talál rövidebb vagy gyorsabb útvonalat, és így is lett. Ha igazán elszántak vagyunk, akkor feloszthatjuk tevékenységkategóriákra is a naptárunkat, mint például munka, család, barátok, hobbi, és megnézhetjük, hogy ezek arányaikban hogyan viszonyulnak egymáshoz, és hogyan tudnánk megteremteni a vágyott egyensúlyt. Néha elég egy-egy apró igazítás, hogy sokkal többet kihozzunk az időnkből.
